La Segreteria degli Organi Istituzionali è un ufficio affidato dal Presidente del Consiglio Comunale ad un collaboratore che opera in staff allo stesso ed al Sindaco. Tale ufficio è solitamente diretto da un addetto amministrativo/dipendente scelto in base a criteri fiduciari ed appartenente alla dotazione organica dell'Ente locale.
Organizza, in collaborazione con la Segreteria Generale, l'attività formale del Consiglio Comunale e delle Commissioni Consiliari; Cura la vita di rappresentanza ufficiale del Presidente del Consiglio Comunale in conformità alle regole del cerimoniale Si occupa, in collaborazione con lo Staff del Sindaco, della tenuta e dell'aggiornamento dell'indirizzario. Disbriga la corrispondenza personale del Presidente del Consiglio Comunale curando l'agenda degli appuntamenti per il ricevimento del pubblico; Cura l'iter della gestione di richieste, proposte, petizioni e reclami indirizzati al Presidente del Consiglio Comunale da parte dei Consiglieri Comunali e dei cittadini; Cura l'istruttoria tecnica ed amministrativa per le attività, iniziative ed eventi promossi direttamente dal Sindaco e dal Presidente del Consiglio Comunale in città ed all'interno della casa comunale; Tiene, con lo Staff del Sindaco, l'Albo d'onore. Istruisce e predispone, in collaborazione con lo Staff del Sindaco, gli atti necessari per il conferimento della cittadinanza onoraria; Si occupa della cura e dell'ordine dei locali di rappresentanza del palazzo comunale e delle sue sedi.